10 hàm trong Excel mà mọi người nên biết

Trong 10 năm qua, đã có một làn sóng phần mềm dữ liệu lớn sáng tạo để phân tích, thao tác và hiển thị dữ liệu. Tuy nhiên, đối với những người có kiến ​​thức trung bình, Microsoft Excel, 30 năm sau, nó vẫn phải là một sản phẩm dành cho những người muốn hiểu dữ liệu. Satya Nadella, Giám đốc điều hành của Microsoft, tuyên bố rằng Excel vẫn là sản phẩm của Microsoft nổi bật hơn phần còn lại – và 750 triệu nhân viên tri thức trên khắp thế giới ủng hộ tuyên bố này mỗi ngày.

Chúng tôi đã giảng dạy và thử nghiệm Microsoft Excel trong mười năm và một cuộc khảo sát với hàng trăm nhân viên văn phòng mà chúng tôi thực hiện cho thấy rằng chúng tôi dành hơn 10% thời gian làm việc của mình trên một bảng tính và đối với những người làm việc trong lĩnh vực nghiên cứu và phát triển hoặc tài chính nó giống như 30%, hoặc 2,5 giờ một ngày.

Sau đó, hãy tưởng tượng, nếu phần lớn lực lượng lao động toàn cầu này sử dụng ứng dụng tốt hơn một chút. Thời gian sẽ được tiết kiệm và tăng năng suất.

Năm ngoái, chúng tôi đã tổng hợp 100 mẹo Excel hữu ích nhất cuối cùng, chúng tôi đã tham khảo ý kiến ​​của các chuyên gia Excel và xem xét hàng chục nghìn kết quả kiểm tra và dữ liệu sử dụng khóa học. Mặc dù mọi hàm Excel đều có một trường hợp sử dụng, nhưng không ai sử dụng mọi hàm Excel một mình. Cắt qua 500 tính năng và bạn còn lại hơn 100 tính năng và chức năng thực sự hữu ích cho hầu hết những người làm việc tri thức hiện đại. Chúng tôi đã chọn ra mười từ danh sách này đặc biệt dễ nhận ra (tổng cộng khoảng 2 giờ) và có thể tạo ra sự khác biệt về hiệu suất. Mười cái này được liệt kê theo thứ tự tiện ích giảm dần từ danh sách 100 cái hàng đầu của chúng tôi. Nếu, giống như nhiều người khác, bạn đang bế tắc về những gì sẽ học tiếp theo trong Excel, bạn có thể muốn xem ma trận 2’2 này, đó là các yếu tố hữu ích và thời gian cần thiết để học các kỹ năng.

>>> Tìm hiểu chi tiết: Top 20 bài viết chia sẻ kiến thức công nghệ thủ thuật hay nhất – digitalfuture

Pasta Special (10 phút để tìm hiểu)

Sao chép và dán là một trong những hàm đơn giản và được sử dụng nhiều nhất trong Excel. Nhưng chúng tôi thường chuyển một định dạng mà chúng tôi không cần hoặc sao chép một công thức khi chúng tôi chỉ muốn giá trị thay thế.

Những sự thất vọng nhỏ này có thể mất thời gian để sửa chữa, đó là lý do tại sao pasta Special lại rất … đặc biệt. Dán Đặc biệt cho phép bạn chọn các phần tử của ô đã sao chép mà bạn mang theo. Sau khi bạn đã sao chép ô của mình (Ctr-C), nhấn Ctrl’Alt’V (hoặc đi tới phần Clipboard của băng trang chủ, hoặc chỉnh sửa và dán các mục đặc biệt) để hiển thị các mục đặc biệt và bạn lựa chọn. Alt’E’S-V là một phím tắt để chỉ dán các giá trị – có lẽ là cách sử dụng phổ biến nhất để dán Đặc biệt.

Thêm nhiều dòng (2 phút để tìm hiểu)

Chúng ta thường cần thêm các dòng mới giữa các dòng hiện có. Phím tắt (Ctrl, shift, q) rất tiện dụng, đặc biệt vì bạn có thể chuyển sang q để thêm nhiều dòng. Thông thường, chỉ cần gạch dưới số dòng bạn muốn thêm (ví dụ 5) và sử dụng nhấp chuột phải, việc chèn sẽ nhanh hơn khi thêm hàng loạt, vì điều này sẽ thêm số dòng bạn đã gạch dưới.

Flash Fill (30 phút để tìm hiểu)

Excel đã phát triển tâm trí của riêng mình vào năm 2013 với tính năng này. Flash Fill tự động điền vào dữ liệu của bạn khi nó cảm nhận được một mẫu.

Giả sử bạn có danh sách các số sản phẩm trong mười ô đầu tiên của cột A, ví dụ: ‘ABC-00001’ đến ‘ABC-00010’ và bạn chỉ muốn các số sau ‘-‘. Bạn có thể dễ dàng chọn không tham gia ‘ABC’ với Flash Fill. Cho đến năm 2013, điều này là có thể, nhưng dựa vào sự kết hợp của các chức năng (FIND, LEFT, q, v.v.). Bây giờ, nó nhanh hơn nhiều và sẽ gây ấn tượng với mọi người.

Đặt mẫu bằng cách nhập ‘00001’ vào ô trống đầu tiên. Nếu Flash Fill được bật (Tùy chọn tệp, Nâng cao) chỉ cần bắt đầu nhập số sản phẩm tiếp theo vào ô bên dưới và Flash Fill sẽ nhận dạng mẫu và điền các số sản phẩm còn lại cho bạn. Chỉ cần nhấn phím Enter để chấp nhận. Hoặc, làm cho nó diễn ra theo cách thủ công bằng cách nhấp vào Data and Flash Fill, hoặc Ctrl-E.

Flash Fill giống như một phép thuật và có thể được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau. Đây là một công cụ tiết kiệm thời gian tuyệt vời khi bạn cần nhập hoặc thay đổi nhiều dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác. Flash Fill là một tính năng tuyệt vời.

>>> Tìm hiểu chi tiết: https://digitalfuture.vn/tong-hop-15-bai-viet-ham-excel-thong-dung-nhat-cho-dan-van-phong

INDEX MATCH (45 phút để tìm hiểu)

Bên cạnh hàm VLOOKUP (tìm kiếm giá trị trong một cột và trả về giá trị tương ứng trong cột khác), INDEX và MATCH là những công cụ được sử dụng rộng rãi nhất và mạnh mẽ nhất trong Excel để thực hiện tìm kiếm. Được sử dụng riêng biệt, những tính năng này là vô giá, nhưng khi bạn kết hợp chúng lại thì sức mạnh thực sự của chúng mới được giải phóng. INDEX và MATCH, được sử dụng kết hợp, sẽ giúp bạn trích xuất dữ liệu bạn cần từ một tập dữ liệu lớn một cách hiệu quả và chính xác. Việc thành thạo những tính năng này sẽ không chỉ khiến bạn trông giống như một Excel đối với đồng nghiệp và người quản lý của mình mà còn có thể thực hiện một công việc tẻ nhạt, nhàm chán một cách nhanh chóng và dễ dàng. Đây là cách các chức năng này hoạt động:

VLOOKUP là một tính năng tuyệt vời, nhưng nó có những hạn chế. Nó chỉ có thể tìm kiếm các giá trị từ trái sang phải. Giá trị kiểm tra phải ở bên trái trong bảng kiểm tra. INDEX và MATCH cho phép bạn tìm kiếm một giá trị ở bất kỳ đâu trong bảng tra cứu, bất kể vị trí của nó.

Giả sử bạn có một bảng tính liệt kê các sản phẩm. Bạn có các cột được gọi là Số sản phẩm, Lợi nhuận, Tên sản phẩm và Doanh thu. Trong một bảng tính khác, bạn có một danh sách tên sản phẩm và bạn muốn xem mỗi sản phẩm đang tạo ra bao nhiêu lợi nhuận. Trong trường hợp này, chúng tôi sử dụng tên sản phẩm (giá trị xác thực của chúng tôi) để kiếm lợi nhuận. Tên sản phẩm ở bên phải lợi nhuận và do đó hàm VLOOKUP sẽ không hoạt động. Đây là kịch bản hoàn hảo cho INDEX và MATCH.

Cú pháp sẽ là:

INDEX (Cột lợi nhuận, MATCH (Giá trị tra cứu, Cột tên sản phẩm, 0))

Đây là một cách hay để ghi nhớ cách hoạt động của nó:

INDEX (Cột tôi muốn trả về giá trị, MATCH (Giá trị tra cứu của tôi, cột tôi muốn tìm kiếm, Nhập “0”)) (Số 0 cung cấp cho bạn một kết quả khớp chính xác, bạn có thể so khớp nhỏ hơn (-1) hoặc nhiều hơn (1) cũng thế.)

Ở cái nhìn đầu tiên và thậm chí thứ hai, INDEX và MATCH trông phức tạp. Nó chắc chắn cần một số thực hành, nhưng nó đáng để bạn tham khảo vì nó linh hoạt hơn và mạnh mẽ hơn so với hàm VLOOKUP. Đây là một trong những cách sử dụng quan trọng nhất của Excel, dấu chấm.

SUM (2 phút để học)

Đây là một trong những hàm đầu tiên có thể bạn sẽ học trong Excel – cách tính tổng một hàng hoặc cột. Nhưng bạn có biết rằng bạn có thể chọn một ô ở cuối hàng hoặc cột và nhấn Alt để thực hiện chức năng này trong vài giây không?

CTRL / CTRL Y (1 phút để học)

Đây là thẻ Excel miễn phí bỏ tù của bạn. Nếu bạn không sử dụng Ctrl để hoàn tác lỗi trong Excel, thì bạn nên làm như vậy. Điều mà nhiều người không biết là Ctrl Y làm ngược lại – làm lại. Cả hai hoạt động song song với nhau rất độc đáo và bạn lặp đi lặp lại công việc của mình cho đến khi bạn tìm thấy công việc phù hợp.

Xóa các bản sao (10 phút để tìm hiểu)
Nó rất dễ sử dụng và nhanh chóng. Xóa bản sao thực hiện chính xác những gì bạn mong đợi – nó loại bỏ các bản sao trong bất kỳ phạm vi dữ liệu nào. Lời khuyên của chúng tôi là hãy xóa các giá trị bạn muốn loại trừ và đặt chúng vào một trang tính khác. Nó nằm trên tab Dữ liệu trong phần Công cụ Dữ liệu của dải băng.

Nếu bạn chỉ muốn đánh dấu các bản sao, bạn có thể làm như vậy bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện. Phím tắt để bạn có Alt H L. (Hoặc tìm nó trên ruy-băng chính bên dưới Kiểu).

Đóng băng các tấm (15 phút để tìm hiểu)
Bạn đã bao giờ cuộn xuống bảng dữ liệu lớn chỉ để quên đó là những cột nào chưa? Freeze Panes là câu trả lời ở đây. Bạn chỉ có thể cố định hàng trên cùng, cột đầu tiên hoặc bất kỳ số nào trong số đó. Xác định các cột và hàng của khu vực bạn muốn cố định. Sau đó, chọn ngay ô ở bên phải của các cột này và bên dưới các hàng đó. Chuyển đến tab View và đóng băng các bảng trong Window. Alt W F là một phím tắt.

F4 (10 phút để học)

Có hai cách đặc biệt thỏa mãn để sử dụng F4 trong Excel. Đầu tiên, khi tạo Trợ giúp tuyệt đối: F4 sẽ chuyển bạn qua các tùy chọn khác nhau. Thứ hai, ít người biết, nhưng nó có thể cải thiện nghiêm trọng hiệu suất Excel. F4 lặp lại hành động cuối cùng của bạn nếu có. Ví dụ: nếu bạn chỉ áp dụng một đường viền cho một ô, hãy sử dụng F4 để áp dụng nó cho những ô khác.

CTRL – Mũi tên (5 phút để tìm hiểu)
Nếu bạn thấy mình đang cuộn qua tập dữ liệu để đến cuối, hãy dừng lại ngay bây giờ và bắt đầu sử dụng Ctrl và các phím mũi tên! Phím tắt đơn giản này sẽ đưa bạn thẳng đến cuối dữ liệu trong cột hoặc hàng bạn đang sử dụng. Kết hợp nó với Ctrl, Shift để chọn / chọn vùng dữ liệu lớn trong vài giây.

Cảnh báo: Nếu bạn có khoảng trống trong dữ liệu, điều này sẽ dẫn bạn đến lỗi đầu tiên. Vì vậy, nếu bạn muốn xuống dưới cùng nhanh chóng, hãy chọn cột dữ liệu không có khoảng trắng.

Chỉ sử dụng một vài trong số mười yếu tố này và bạn có thể biến đổi ngày làm việc điển hình của mình. Cho dù bạn muốn giúp chứng minh các quyết định kinh doanh dựa trên dữ liệu cấp cao hay chỉ đơn giản là trở về nhà sớm với gia đình, thì việc thành thạo các tính năng phù hợp của Excel là cách nhanh chóng và dễ dàng để tối đa hóa năng suất.

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *